Rekrytoinnin suunnittelu varmistaa sujuvan rekrytointiprosessin 

Hyvin suunniteltu rekrytointiprosessi on sujuva, kustannustehokas ja todennäköisemmin tuloksellinen. Lue vinkit siihen, mitä kaikkea suunnittelun yhteydessä kannattaa ottaa huomioon.

Kun rekrytoit, tavoitteenasi on todennäköisesti löytää sopivat osaajat tehokkaasti ja nopeasti. Rekrytointiprosessi on silti monivaiheinen matka, jonka varrella niin hakijat kuin rekrytoijat pistävät itsensä likoon – haluat varmasti tehdä siitä kaikille kevyen. 

Se, että hakuprosessista on rakennettu mahdollisimman sujuva, auttaa välttämään virherekrytoinnit, rakentaa hyvää hakijakokemusta ja on hyödyllistä myös brändin kannalta. Miten siihen pisteeseen päästään? 

Rekrytoinnin suunnittelun vaiheet

1. Varaa aikaa suunnittelukokoukselle

Sujuvan rekrytointiprosessin varmistamiseksi suosittelisin panostamaan suunnittelutyöhön. Ennen kuin tartut työpaikkailmoituksen tekoon, kalenterissa on hyvä olla tilaa sisäiselle suunnittelukokoukselle, jossa luodaan suuntaviivat rekrytointiprosessille. 

2. Määrittele tarve ja tavoite

Pohtikaa, millaista osaajaa yrityksenne kaipaa. Onko jokin rooli mahdollisesti vastikään jäänyt vaille tekijää vai onko teillä käynnistynyt jokin projekti, johon olisi tärkeää saada täsmällistä osaamista?

Kun tarpeen määrittelyyn ja tavoitteiden selkeyttämiseen käytetään heti alussa kunnolla aikaa, ei myöhemmässä vaiheessa tarvitse kummastella, miksi hakijat eivät tunnu soveltuvan avoimeen tehtävään.

3. Osallista yrityksesi työntekijöitä

Tarpeen määrittelyyn kannattaa varsinkin suuremmissa yrityksissä osallistaa HR:n lisäksi monipuolisesti työntekijöitä eri rooleista – ainakin se tiimi, johon uutta osaajaa haetaan. Isommalla joukolla saadaan paremmin huomioitua erilaiset näkökulmat sen suhteen, minkälaista osaamista oikeasti halutaan ja tarvitaan.  

Tiimi osaa usein myös nostaa arjestaan esille asioita, joiden mainitseminen työpaikkailmoituksessa voi olla keskeistä, hakijoiden kannalta kiinnostavaa ja joita ei ehkä muuten tulisi nostettua pinnalle.

4. Pohdi, miten tuot yrityksesi esille

Hakijat haluavat itselleen sopivan työnkuvan ohella varmistaa, että yrityksessä on hyvä tehdä töitä ja sen arvot osuvat yhteen omien kanssa.  

Suunnitteluvaiheessa kannattaakin pohtia myös sitä, miten yrityksen kulttuuri, arvot ja tekemisen tavat tuodaan esille rekrytointiprosessin aikana ja miten esimerkiksi viestinnällä voidaan tukea hakijakokemusta. Jos hakija pääsee valitsemaan useamman samantyyliseen tehtävän ja yrityksen väliltä, nämä voivat olla ratkaisevia asioita.

5. Valitse hakukanavat

Kaikkiin tehtäviin ei ole yhtä helppoa löytää hakijoita, eivätkä kaikki potentiaaliset hakijat ole edes aktiivisesti työnhaussa. Pohdi, soveltuuko perinteinen työpaikkailmoitus hyvin juuri teillä haussa olevaan tehtävään ja missä kanavissa sen julkaiseminen toisi parhaan näkyvyyden, vai olisiko osaajia ehkä järkevämpää tavoitella suorahaun kautta. 

Erilaisilla rekrytointimarkkinoinnin keinoilla, kuten kohdennetulla mainonnalla ja sisältömarkkinoinnilla, voit tavoittaa laajemman ja laadukkaamman joukon mahdollisia työnhakijoita ja lisätä yrityksesi kiinnostavuutta heidän silmissään.

7. Laadi aikataulu

Rekrytointiprosessiin voi upota aikaa useita viikkoja, jopa kuukausia. Rekrytoinnin vaiheiden aikatauluttaminen ja haastattelupäivien alustava varaaminen jo suunnitteluvaiheessa helpottaa rekrytointia paljon.

Varmista, että rekrytointiprossia varten on käytettävissä riittävästi resursseja ja käänny tarvittaessa kumppanin puoleen, jos prosessi läpivieminen ei ole mahdollista omin voimin – varsinkin, jos haku on tärkeää saada maaliin tiukalla aikataululla.

8. Huolehdi suunnittelutyön dokumentoinnista

Hyvästä suunnittelusta ei ole iloa, jos sovitut asiat unohdetaan rekrytointiprosessin käynnistyttyä. Huolehdi siitä, että suunnitteluvaihe tulee jollain tavalla dokumentoitua. Siten varmistat, että tehtävään valittava osaaja vastaa mahdollisimman hyvin prosessin alkuvaiheessa määriteltyä tarvetta ja toiveita.

Osaava kumppani tukee rekrytointiprosessia

Rekrytointiprosessin voi toki myös ulkoistaa. Baronan asiantuntijat ovat tottuneet viemään rekrytointiprosesseja tuloksellisesti maaliin ja tuovat yhteiseen pöytään näkemystä työmarkkinoiden tilanteesta, tarpeeseenne ja tavoitteisiinne parhaiten soveltuvista hakuväylistä.  

Kukaan ei toivo virherekrytointeja, joten kumppanin astuessa kuvioihin mukaan on tärkeää, että tämä on hyvin perillä asiakasyrityksen rekrytointiprosessiin kohdistuvista toiveista ja odotuksista tavoitteista. Yhteinen aloituskokous antaa kumppanille tietoa siitä, minkälaista osaajaa, mihin tarpeeseen ja minkälaiseen tiimiin lähdetään hakemaan. Lisäksi se on mahdollisuus tutustua yrityksen kulttuuriin ja arvoihin – asioihin, jotka tukevat rekrytoinnin onnistumista.  

Kun yhteiset suuntaviivat ovat selkeät, on rekrytointiprosessin läpivieminen sujuvaa, kustannustehokasta ja usein myös todennäköisemmin tuloksellista. Suunnitteluvaiheeseen kannattaa siis aina panostaa, oli kyseessä iso tai pieni rekrytointitarve.