Kotipizza-ketjuun kuuluu valtakunnallisesti noin 300 ravintolaa, joista yli 200:ssa ravintolassa otettiin käyttöön vuoden aikana sekä uudet laitteet että kassa- ja taustajärjestelmät. Digikeittiöksi kutsuttu kokonaisuus toi tullessaan merkittäviä uudistuksia keittiöiden arkeen, ja perehdytys uusiin tapoihin oli määrä viedä läpi viidessä kuukaudessa.

Projektikoordinaattori Sanna Degerholm Kotipizza Groupista kertoo, etteivät ketjun omat resurssit olisivat riittäneet järjestämään koulutuksia suunnitellussa aikataulussa. Apuun kutsuttiin aiemmasta yhteistyöstä tutuksi tulleen Baronan yritysperheeseen kuuluva Koutsit.

‘’Tiukan aikataulun vuoksi kouluttamiseen päädyttiin hakemaan avuksi ulkoinen kumppani, jonka avulla projektiin oli mahdollista saada laajempi kouluttajapooli kuin mitä ketjun omilla resursseilla olisi ollut mahdollista’’, Degerholm tarkentaa.

Järjestelmä tehostaa ja tuottaa dataa

Uuden järjestelmän tavoitteena on nopeuttaa ja helpottaa työtä niin asiakaspalvelussa kuin keittiössä. Degerholm kertoo, että edellisen kassajärjestelmän kanssa asiakkaiden tilaukset tulostettiin paperikuitteina, joita liikuteltiin manuaalisesti ravintolassa valmistusprosessin edetessä. Digikeittiön myötä irtokuitteja ei enää ole, vaan vaiheet kulkevat järjestelmässä ruudulta toiselle aina tilauksesta tarjoiluun ja toimitukseen asti.

”Ravintoloille muutos oli uusien toimintatapojen myötä iso, mutta asiakkaille se näkyy vain entistä tehokkaampana palveluna. Uusien toimintatapojen oppimisen jälkeen työnteko helpottuu ja tehostuu”, Degerholm sanoo.

Ulkoinen kumppani auttoi keskittymään

Koutsit järjesti Kotipizzalle yhteensä yhdeksän valmentajan tiimin, jonka tehtävänä oli kiertää kouluttamassa ravintoloita uusien järjestelmien käyttöön. Ensin ravintoloille oli saatavilla ennakkoon kattava ohjepaketti uudesta järjestelmästä. Sen jälkeen kuudella paikkakunnalla järjestettiin pienryhmäkoulutuksia yrittäjille ja ravintolatyöntekijöille, jonka lisäksi laitteiden asennuksen yhteydessä Koutsien valmentajat olivat läsnä opastamassa ja tukemassa järjestelmien käytössä ravintolassa käyttöönottopäivänä.

Uusien järjestelmien omaksuminen tuo aina mukanaan muutoksia sekä uusia toimintatapoja, joiden omaksuminen voi viedä aikaa. Uusi järjestelmä tuo helpotuksia ravintolan arkeen, mutta muutos ei aina ole helppoa.

”Valmentajien tehtävä järjestelmän kouluttamisen lisäksi oli osoittaa ravintoloille, miten uudet toimintamallit helpottavat ravintoloiden arkea käytännössä”, Degerholm kertoo.

Yksi ulkoisen koulutuskumppanin hyöty oli siinä, että rajallisessa ajassa keskityttiin nimenomaan järjestelmän kouluttamiseen. Degerholm arvelee, että tuttujen henkilöiden kanssa keskustelu olisi voinut ohjautua helposti myös muihin teemoihin, ja pois tarkasta fokuksesta.

Yhteydenpito tuki jatkuvaa kehitystä

Kokonaisuutena Degerholm kehuu koulutuksen toteutuneen sujuvasti. Oleellista projektin etenemisen kannalta oli säännöllinen yhteydenpito sekä suora ja avoin keskusteluyhteys. Hyvän yhteistyön myötä koulutuksien sisältöä saatiin kehitettyä myös projektin edetessä saadun palautteen perusteella.

Myös henkilövalintojen Degerholm kertoo olleen onnistuneita. Valikoituneilla valmentajilla oli pitkä kokemus ravintola-alalta, mikä tuki  sekä valmentajien perehdyttämistä että ravintoloissa toimimista.

Baronan osaavien ja kokeneiden kouluttajien  lisäksi apua oli maanlaajuisista verkostoista. Vaikka koulutusten yllättävät aikataulumuutokset aiheuttivat jonkin verran ylimääräistä työtä, yhteistyössä löytyi aina kaikkia tyydyttävä ratkaisu.

”Kannustan harkitsemaan ulkopuolista kumppania tämän mittakaavan projekteissa”, Degerholm sanoo. ”Baronalla oli selvästi taito löytää Kotipizzalle sopivat ravintola-alan osaajat verkostoistaan.”

Lue lisää ratkaisuistamme